Yapmış olduğumuz görüşmeler neticesinde E-Fatura Süreç Yönetimi dijital dönüşüm çözümü sayesinde firmanızın iş süreçlerinin iyileştirilmesini amaçlıyoruz. Çözüm önerimiz olan ERA e-Fatura Gelen Fatura Yönetimi çözümümüzün içeriğinde şu maddeler var:
Departman Tedarikçi Eşleştirme
Gelen e-Fatura Listesi
Ödeme Listesi
Kullanıcı ve Departman Tanımlama
Yetkili kullanıcının departman ve onay sürecinde yetkilendirilecek kullanıcıların tanımladığı ekrandır.
Departman Kuralları Tanımlama
e-Faturanın yönlendirileceği departman ve kullanıcı ilişkisinin kullanıldığı tanımlama ekranıdır. Yetkilendirme seviyesi ve fatura tutarına göre onay süresi program tarafından otomatik kontrol edilerek tüm süreç loglanır.
Departman Tedarikçi Eşleştirme
İki tür onay süreci bulunmaktadır. Birincisi otomatik yönlendirmedir. Tüm e-fatura mükellefleri sol tarafta yer alan mükellef listesinde görüntülenir. Yetkili kullanıcı ilgili VKN’yi Otomatik Yönlenecek kutucuğuna atarsa program otomatik olarak bu VKN’den fatura geldiğinde seçilmiş olan departmana faturayı yönlendirir.
e-Fatura Mükellefleri Listesi
Tüm e-fatura mükelleflerinin görüntülendiği ekrandır. Her gün entegratörden alınır ve yenilenir.
Gelen e-Fatura Listesi
Gelen Fatura Uygulamaları ekranlarına GİB tarafındaki tedarikçilerden gelen mal/hizmet faturaların ve müşterilerden gelen iade faturaları aktarımları gerçekleştirilmektedir. Ticari Senaryo ile alınan faturalar için Gelen Faturaların Onay/Red işlemleride bu ekranlar üzerindengerçekleştirilmektedir. Aynı zamanda bu ekranda gelen faturanın html olarak görüntülenebilmektedir. GİB tarafından fatura gelmesi durumunda aktarım yapan uygulamalar tarafından belirli kişilere bilgilendirme maili de atılmaktadır.
Departman Faturaları
Departman kullanıcılarının gördüğü ekrandır. Onaylanmak üzere bekleyen faturalarını, onayladıklarını ve sonraki onay aşamasını ve onay süreci tamamlanmış kendi departmanına ait tüm faturaları gördüğü ekrandır.
Gelen Fatura Muhasebeleştirme
Onay sürecindeki faturaların muhasebeleştirildiği ekrandır. Yetkili kullanıcı fatura için girilmiş olan maliyet merkezi dağılımı çerçevesinde son kontrolleri yaparak muhasebeleştirir. Yapılan işlemin hatalı olması durumunda ters kayıt yaratmakta mümkündür.
Ödeme Listesi
Bu ekranda yetkili kullanıcı vadesine göre faturaların istenen banka deseninde ödeme listesini oluşturmaktadır. IBAN numarası hatalı olan veya olmayan kayıtlar bu ekrandan düzeltilebilmektedir. Ödemesi tamamlanan kayıtlar içinde yine ödeme işlemine ait muhasebelştirme yapılabilmektedir.
Giden Fatura Uygulamaları ile müşterilere kesilen satış faturaları ve satıcılara kesilen iade faturalarının yönetimi ve aktarımları gerçekleştirilmektedir. Kesilen faturalar için GİB İletişim Statuleri, Ticari Senaryoda Müşterinin Onay/Red Durumu, Faturaların html görüntüleri sorgulanabilmektedir. Gönderien faturalar için Onay Mekanizması da bulunmaktadır ve sadece onaylanan faturaların GİB e aktarımı sağlanmaktadır.
